Ekip Çalışmasında WhatsApp’ın Bir Enstrüman Olarak Kullanılması Adabı Hk.

Ekip Çalışmasında WhatsApp’ın Bir Enstrüman Olarak Kullanılması Adabı Hk.

1. WhatsApp grubunun dirayetli bir moderatörü/müdürü/sorumlusu olmalı, en baştan grubun amacını ve kurallarını belirlemeli, emrivakiyle değil davet usulüyle gruba üye kaydetmeli, lüzumsuz paylaşım ve tartışmalara mahal vermemek için icabı halinde kuralları hatırlatarak gruba nezaret etmelidir.
2. Grubun adı/başlığı mahiyetiyle belirlenmeli, abartılı ve uzun isimlerden kaçınılmalıdır.
3. Paylaşımda asıl olan içeriktir. Dolayısıyla paylaşılan içeriğin özgün, sağlam ve üyeler için önem arz eden özellikte olmasına özen gösterilmelidir.
4. Grubun günlük, haftalık ve aylık paylaşım sıklığı baştan yaklaşık olarak belirtilmelidir. Mesela, haftalık, aylık ve yıllık faaliyetler ile toplantı bilgilerinin paylaşılması amacıyla kurulan bir dernek grubunda yüzlerce alakasız paylaşımlar yapılması asıl mesajların araya kaynamasına yol açmaktadır.
5. Lüzumlu ve ilgili olduğuna kanaat getirilen video ve resimler için konuyu ve özneyi belirten kısa izahlar yapılması hem ilgilenmeyenlerin o görselleri açmak için zaman ve internet kotası israfı yapmamasına hem de ihtiyaç duyulması halinde arşivden kolayca bulunabilmesine yarayacaktır.
6. Anlamsız tekrarlardan kaçınmak için bir materyali paylaşmadan önce yukarıya doğru mesajlar taranarak bakılmalı, aynı mesaj yoksa yeni paylaşım yapılmalı, üyelere bıkkınlık vermemeye özen gösterilmelidir.
7. Yazılacak mesajın tekparça olmasına dikkat edilmelidir. Zira bölük pörçük mesajlar her seferinde grup üyesini rahatsız etmekte, araya giren çok farklı mesajlar önceki konunun takibini zorlaştırmaktadır. Konu değişmiş ve araya başka mesajlar girmişse karışıklığa mahal vermemek için “cevapla” butonu kullanarak hangi mesaja cevap verildiği netleştirilmelidir.
8. Protokol ve toplantı kuralları uygulanmalıdır.

OLMAMASI GEREKENLER

1. Kişiler; onayını almadan çok konuşulan kalabalık bir gruba sokulmaz.
2. Bu bir kısa mesaj programıdır. 50 satırlık mesaj atılmaz.
3. Kalabalık bir grupta birisi bir şey söylemişse herkes aynı anda ona teşekkür etmez, geçmiş olsun demez.
4. Çok gerekmedikçe resim ve ses dosyaları gönderilmez.
5. İnsanların telefon almak istemeyeceği saatlerde aman bu mesaj nasıl olsa diyerek hunharca mesaj gönderilmez.
6. Özelden yazılabilecek mesaj guruptan yazılmaz.
7. Gruba, ortada kalacak soru yazılmaz.
8. Grup üyelerinden birisi gruba bir soru sormuşsa o soru ortada bırakılmaz.
9. Belirli bir kesimin, grubun anlayışını yansıtan ifadeler sözcükler kullanılmaz.
10. Ucu açık ve yanlış anlaşılma olasılığı olan mesajlar yazılmaz.
11. Özel konular gruptan yazışılmaz.
12. Tepki çekecek veya rahatsız olup gruptan ayrılmalara sebep olabilecek paylaşımlar yapılmaz.
13. Grubun konusu dışındaki her türlü ilgi çekici link, karikatür, fotoğraf vb. grupta paylaşılmaz
14. Teşekkür, Kandil, Bayram tebriği, Cuma Mesajı, Mevlit Mesajı, Taziye Mesajı vb. özelden gönderilir. Bu mesajlarla grubun ana amacı dışında mesaj trafiği oluşturulmaz.
15. Genel ortama hitaben yazılmış bir mesajı üzerine alınarak mesele şahsileştirmez, buradan bir dargınlık üretilmez.
16. Sebep ne olursa olsun argo kelimeler kesinlikle kullanılamaz.
17. Vakti bol grup üyeleri yoğun bir tempoda çalışan diğer üyelerin hukukunu yok sayamaz, olağanüstü bir durum olmadıkça saat 10:00-09:00 arasında paylaşım yapılamaz.
18. Detay vermek istenmezse bile, gruptan çıkmanız gerektiği söylenmeden grupdan ayrılınamaz.