Verimli bir toplantı yapmak…

Amaçsız, Kapsamsız, Hedefsiz, Gündemsiz Toplantı olmaz.

Ekipler üç  farklı nedenle toplantı yapabilirler:

1. Karar alma toplantıları:Bu toplantılar, bir sorunun nasıl çözüleceğine karar verme veya nasıl tavır alınacağını, nasıl davranılacağını saptama amacını taşır.
2. Geri bildirim toplantıları:Herhangi bir konuda; gelişmeleri, kişileri, ürünü… değerlendirme amacıyla yapılan toplantılardır.
3. Bilgilenme toplantıları:Bu toplantılar tarafların bilgilenmeleri için düzenlenen toplantılardır. Rutin, haftalık icra toplantılar bu tarz toplantılardır. Her icra üyesi, ne yaptığı ve ne yapacağı hakkında bilgi verir.

Beyin fırtınaları ya da atölye çalışmaları, bu toplantıların dışında kalır. Bunlar bir konunun enine boyuna tartışılması için düzenlenen, tamamen farklı toplantı türleridir. Mutfağı kulistir.

Verimli bir toplantı yapmak için herkesin uyması gereken kurallar vardır:

1. Toplantı çağrısı yapan kişinin, toplantının konusunu, kimlerin katılacağını ve toplantının ne kadar süreceği belirtmesi gerekir.
2. Toplantıya katılacak olanların hazırlık yapmaları gerekiyorsa, toplantının ayrıntılı gündeminin katılımcılara gönderilmesi gerekir.
3. Toplantı çağrısını yapan, o toplantının sahibidir; toplantının gündeme uygun ilerlemesinden, konuların tamamının konuşulmasından ve toplantının belirtilen sürede bitirilmesinden sorumludur.
4. Toplantının ne zaman başlayacağı, ne kadar süreceği önceden belirtilmeli ve buna kesinlikle uyulmalıdır.
5. Toplantıda, toplantı amacı dışındaki konular konuşulmamalıdır. Bir iki dakikalığına, o gün herkesin ilgilendiği bir konu hakkında konuşulabilir  ama toplantı gündemi dışındaki konular konuşulmamalıdır.
6. Katılmaları gerekli olmayanlar, toplantıya çağırılmamalıdır.
7. Toplantılarda sunumlar ve yorumlar mümkün olduğu kadar kısa ve anlaşılır olmalıdır.
8. Toplantı biter bitmez, toplantı notları çok kısa bir şekilde bütün katılımcılara elektronik ortamda iletilmelidir.
9. Toplantıya katılanların cep telefonu, tablet veya bilgisayarlarıyla meşgul olmamalıdır.
10. Her şeyin maliyetine son derece titizlik gösterirken, en önemli maliyet kalemi olan yöneticilerin zamanı; gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılarda hovardaca harcanmamalıdır.
11. Gereksiz ve verimsiz toplantılardaki zaman israfını önlemenin yolu, toplantı alışkanlıklarını eleştirel bir bakış açısıyla gözden geçirmektir.
12. Toplantıdan amaç, inavasyondur, enformasyondur, değer üretmektir; toplantı yapmış olmak değil. İnsanların çalışması için zamana ihtiyacı vardır. Gereksiz ve verimsiz toplantılar yaparak insanların değerli zamanını boşa harcamak ekipler için  en büyük sıkıntıdır.
13. Farklı ve uygun bulunmayan düşünceler, medeni bir üslupla düşünce sahibine anlatılmalıdır.
14. Katılımcılar konuştuğuna yada sustuğuna pişman edilmemelidir.
15. Toplantıda kırgınlık olmamasına herkes azami hassasiyeti gösterir.
16. Toplantıya hazırlıklı gelinir. Hazırlıklı değilsek sırf konuşmuş olmak için konuşulmaz, bilgimiz yoksa konuşulmaz,  Toplantılar ego ve nefislerin harekete geçtiği bende varım dediği yer olamaz, herkes bilgisi kadar konuşur. Yoksa susar ve dinler.